Онлайн система управления отелем и номерным фондом на Open Source это миф? Какие функции нужны отелю для обеспечения всех своих бизнес процессов? Может ли один сайт на бесплатном движке решить проблемы с прямыми продажами и одновременно обеспечивать ключевые бизнес-процессы? Ответы на эти вопросы под катом.
Наверняка вы на собственном опыте знаете, что функции современных систем бронирования очень редко являются частью официальных сайтов отелей. Чаще всего, вместо полноценного бронирования - отели предлагают туристам завуалированную форму обратной связи или модули сторонних, облачных систем - но ни как не собственный, многофункциональный сервис онлайн бронирования. Скорее всего вы даже не слышали о том, что на сегодняшний день есть технически совершенные и почти бесплатные системы бронирования для отелей на открытом исходном коде. Угадал?
По-этому здесь и сейчас я расскажу вам об одной из таких системем бронирования на чистом Open Source, установить которую можно совешенно на любой сайт или использовать как отдельный сайт отеля с онлайн бронированием. Это специализированное, профессиональное программное обеспечение для отелей и гостиниц, гостевых домов и вилл, спортивных и туристических баз отдыха, пансионатов и санаториев и для любых других предприятий, где сдаются номера, частное жилье или апартаменты посуточно. Данное ПО предназначено для организации прямых продаж и высокоэффективного бизнес менеджмента в России.
Данное ПО полностью автономно, его работа не зависит от каких-либо удаленных сервисов, по умолчанию система поставляется как официальный сайт предприятия с e-commerce функциями для продаж номеров онлайн и программой управления предприятием. Сайт размещается не где-то в облаке у каких-то провайдеров (как в онлайн конструкторах), а на собственном веб-сервере или арендованном хостинге владельца отеля (как у профессионального веб мастера). Эта система не требует ни какой абонентской платы и ни каких % с продаж. Её PHP7 код открыт, т.е. может быть изменен и доработан под любые специфические задачи, хотя это не будет требоваться в 95% случаев использования, т.к. данный продукт изначально создан для отелей и мною адаптирован под потребности и специфику российского туризма.
Купить ПО Готовый сайт отеля с внедрением под ключ можно за 105000 ₽
Итак, ниже предлагаю краткий обзор возможностей онлайн систем бронирования номеров и управления отелем на Open Source Matters.
Система бронирования и управления отелем
Онлайн бронирование номеров
Лицевая часть, именуемая фронт-энд (front-end) или гостевой интерфейс, предназначена целиком для потребителей и самого процесса бронирования. Зайдя на официальный сайт отеля, пользователь может самостоятельно ознакомиться со всеми описаниями, фото, видео и отзывов отеля, а также проверить наличие свободных мест. Для бронирования он вводит желаемые даты отдыха и указывает количество гостей, после загрузки доступных/свободных/не-проданных номеров, видит их реальную стоимость в соответствии с действующими в этот момент тарифами и все услуги дополнительного сервиса в отеле. Пользователь может забронировать номер и допуслуги в режиме онлайн, а потом и и оплатить свою бронь с банковской карты.
Дизайн лицевой части системы бронирования построен так, что бы пользователь при бронировани совершал действия интуитивно и последовательно. Такая форма устройства лицевой части системы онлайн бронирования номеров хорошо знакома и понятна большинству пользователей, по-этому они не сталкиваются с затруднениями при бронировании, четко понимают что делают и к чему это ведет. И вот как это происходит:
- турист заходит на любую страницу сайта из поиска (видит всю структуру сайта и может сразу приступить к поиску свободного номера)
- вводит дату заезда и дату выезда (система загружает только свободные номера с действующими в этот момент ценовыми тарифами)
- турист выбирает один или несколько номеров (система загружает каталог услуг дополнительного севриса и предоставляет развернутый расчет стоимости номера)
- турист выбирает любую дополнительную услугу (система делает перерасчет стоимости с учетом выбранного сервиса) или сразу переходит к оформлению заказа т.к. выбор допуслуг при бронировании необязателен
- система предлагает использовать купон для получения скидки (если такой купон есть у туриста, соотсевтвенно если купон был создан админом сайта)
- система предлагает заполнить данные гостя (всего четыре поля: фамилия, имя, емайл и номер телефона) и перейти к просмотру итогов запроса
- на странице итогов, турист видит все выбранные позиции своего заказа и сверяет правильность введенных данных заказчика
- система предлагает ознакомиться и принять условия публичной оферты и отправить заброс брони в администрацию отеля
- после отправки запроса, туристу получает емайл уведомление об успешной отправке запроса и просьбой ожидать подтвердждения
- после подтверждения запроса администраторов, турист получает емайл уведомление с инструкцией по оплате
- после оплаты брони, турист получает емайл уведомления об оплате и гарантию заезда (приглашение)
Выполнение этих действий занимает у туриста, примерно 2-3 минуты. Последовательность действий логична, начало действий расположено вверху страницы, завершение действий, соответственно внизу. После отправки запроса в администрацию отеля, турист ожидает подтверждения и получает его на свой емайл, после чего вносит оплату используя указанную в письме систему. Это может быть система интернет-эквайринга, где туристу будет необходимо кликнуть по платежной ссылке в письме и совершить безопасную оплату на стороне сайта банка эквайера. Или совершить прямой платеж на указанные реквизиты отеля с использованием своего онлайн банка или же оплатить наличными деньгами в кассе любого банка, в отделении почты, салоне связи или через терминал наличной оплаты (например, Киви или Яндекс.Деньги)
Управление отелем online
Экстранет - административная часть, иначе называемая бэк-энд (back-end), предназначен для работы управляющего, администратора и сотрудников службы приема и размещения гостей в отеле. Система позволяет настроить две различные роли для экстранета, соответственно с разными уровнями доступа к функциям.
Первая роль - администратор, ему доступны все функции и настройки. Вторая роль - сотрудник СПиР, ему доступны только шахматка, гостевая книга, отчеты (наряды горничным и т.д.) и недоступны настройки системы. Администратор может внесить любые изменения в логику работы системы бронирования, а также управлять бронями, пользоваться шахматкой, гостевой книгой и отчетами. Разделение ролей, важная функция для крупных отелей с большим количеством персонала. В небольших отелях, эта функция менее востребована.
Вот основные возможности настройки и функции системы бронирования, доступные из экстранета
- режим работы системы бронирования
Позволяет настроить режим подтверждения броней. Режим с подтверждением – требует обязательного подтверждения каждой брони в ручном режиме силами сотрудника отеля (работае в два клика), перед подтверждением бронь может быть изменена или отменена вовсе. Режим без подтверждения – сайт автоматически, моментально подтверждает брони сам, т.к. ведет учет наличия мест и продает только то, что еще не продано. - управления запросами и бронями
Позволяет вести историю вообще всех операций на сайте в т.ч. отдельный журнал по каждой брони. История включает в себя все данные брони и гостя ее оставившего, даты и время изменения статусов (новая, измененная, подтвержденная, оплаченная, проживают, выехали, отменена, удалена) а также пользователя (сотрудник отеля) который внес эти изменения в систему. История может быть дополнена произвольным сообщением - комментарием, например, незабыть вручить именную электронную карту скидок при выезде. - тип отображения номеров
Позволяет настроить вид страницы бронирования, а именно вид спика номеров которые можно забронировать сейчас. Есть всего два способа отображения номеров на странице бронирования, когда в одной категории может быть множество одинаковых номеров можно показывать список всех доступных категорий где есть свободные номера, а когда каждый номер в отеле уникален по формату и цене, т.е. когда все номера в отеле разные - можно использовать просто список всех свободных номеров. - способ расчета размера предоплаты
Позволяет указать условия расчета стоимости предоплаты за бронь для пользователя. Без предоплаты – система будет рассчитывать общую стоимость отдыха в соответствии с тарифом и не требовать предоплату, указывая что 100% рассчитанной суммы потребуется внести при заселении. Предоплата может быть в виде определенной фиксированной суммы (например 3000 руб) или определенного % от общей суммы отдыха (например 10%) или цене первой ночи в каждом из выбранных номеров (например, выбрано два номера по 2650 и 3350 рублей в сутки – предоплата будет = 6000 руб). - способ расчета цены
Позволяет указать условия ценообразования при бронировании: цена за весь номер или за каждое место в номере - способ создания тарифов
Позволяет задать конфигурацию тарифов. Сквозной тариф с одной ценой в сутки (за человека или номер) или мультитариф – где цена может выставлена с точностью на каждый день т.е. может быть на столько разная на сколько это требуется отелю. На один номер может быть создано любое количество мульти тарифов, например, при двух, трех, четырех и пятиместном поселении - соответственно разные тарифы. Нужный тариф будет подставляться в ценник за номер в зависимости от выбора пользователем количества мест в проссе бронирования. - типы гостей (мест)
Позволяет создать типы размещений, например основные места – взрослые гости старше 18 лет и дети возрастом до 18 лет с указанием максимального количества каждого типа мест в одной брони, например 8 и 4 соответственно. Так пользователь в одном бронировании сможет разместить максимум 12 человек. - шаблоны емайл уведомлений
Позволяет редактировать шаблоны емайл уведомлений, которые система отправляет туристу и администратору сайта. Это письма о новом запросе, о подтверждении запроса с данными для внесения предоплаты, о внесении оплаты – письмо гарантия заезда, письмо об удалении/отмены запроса, а также письма автоматических уведомлений о неоплате и с просьбой оставить отзыв на сайте. - купоны и скидки
Позволяет создавать безадресные промо-коды купонов для одноразового или постоянного использования на определенную сумму или процент, которые будут списаны при вводе купона пользователем во время онлайн бронирования. А также электронные карты скидок (тоже код) для постоянного использования определенным гостем – именная карта скидок, скидка в которой будет списана с заказа только при условии ввода данных ее владельца. - каталог дополнительных услуг
Позволяет создать любое количество различных услуг сервисного обслуживания (питание, трансфер, уборка, парковка и т.д.), каждая со своим названием и описанием, а также ценой и привязкой к датам и/или к определенному номера/категории номеров. Например, пляжные полотенца будут доступны для выбора летом, а лыжи зимой, а также дополнительное место станет доступно для выбора только после выбора номера, где такое место можно фактически разместить. - система бухгалтерского учета
Позволяет весьти историю всех финансовых операций по каждой брони/гостю. Новая подтвержденная бронь имеет не оплаченный счет, после внесения предоплаты гостем, ее сумма учитывается а размер остатка к оплате при заезде пересчитывается и сохраняется. При заезде гостя, счет получает статус оплачено 100%. В любой момент в период приживания гостя. счет может быть дополнен любой произвольной услугой, например штраф за испорченную простынь. поздний выезд и все что уго, счет обретает статус неоплачено до момента погашения данной задолженности гостем. - ежедневнй отчет при смене администратора
Сторит список всех проживающих, вызжающих и заезжающих гостей в день отчета, такой список можно печатать на бумаге в один клик. - несколько объектов на одном сайте
Если у владельца несколько объектов на разных адресах, то все они могут быть созданны в системе и получить все вышеописанные функциями в рамках одного сайта. Так каждый отдельный бизнес объект одного владельца, получает собственную систему онлайн брнирования и управления отелем, работа которых не зависит от других объектов в системе. У каждого объекта своя страница бронирования с номерами, тарифами и услугами, своя шахматка, гостевая книга, систма счетов, пользователи, управляющие и все остальное.
Это лиш основные функции системы - но есть и целый ряд вспомогательных функций и служб, используя которые, администратор/управляющий/владелец может настраивать систему по своему усмотрению, тогда когда это нужно ни чем не ограничиваясь. Например добавлять, изменять или удалять бизнес объекты, номерной фонд в них с тарифами и способами расчета стоимости, скидочными купонами и т.д. А также просматривать отчеты и контролировать действия сотрудников, вести бухгалтерский учет, а также управлять всеми бизнес процессами в простом и адаптивном интерфейсе, даже с мобильного телефона или планшета.
Шахматка для управления номерами и бронями
Ключевой интерфейс экстранета – интерактивный календарь броней. Иначе говоря, шахматка представляет собой таблицу с номерами в строках и и датами в колонках. Даты могут проматываться как в будущее, так и в прошлое, это позволяет оценивать надвигающиеся события и анализировать прошедшие. В ячейках пересечения строки номера и колоноки даты расположены брони, цветной индикатор на которых отображает текущий статус этой брони (подтвержденная бронь, заезд сегодня, опаздывают, поздний заезд, выезд сегодня и выселенные). При наведении указателя мыши на цветной индикатор брони – выпадает быстрая подсказа с деталями запроса и историей операций, так можно увидеть весь расклад по этой брони без перехода в нее. При клике по цветному индикатору – открывается интерфейс брони.
Интерфейс управления бронью представляет собой главную страницу интерфейсов гостя и его счета (история всех совершенных платежей). При поступлении нового запроса в режиме без подтверждения, такую бронь можно подтвердить на этой странице – нажав кнопку «подтвердить». При поступлении предоплаты не по каналу интернет-эквайринга (а например банковским переводм на расчетный счет), на этой странице можно «внести оплату» и отправить приглашение гостю нажав «пригласить гостя». В случае подключения интернет-эквайринга, внесение оплаты в статус брони и отправка приглашений гостю происходит автоматически.
Все записи на шахматке не привязаны к определенному номеру и датам, их можно перетаскивать, зажав и удерживая мышкой, в любой другой номер и на любую другую дату. Любую бронь можно отредактировать - изменив в ней любые данные или вообще удалить с шахматки. Таким образом возможно регулировать заполняемость и количество окон в отеле. На шахматке появляются только подтвержденные администратором брони и если настроено автоматическое удаление брони в случе неоплаты в течении X дней, то если бронь была неоплачена в этот срок - она автоматически удалиться из системы. Турист сначала получит предупреждение об удалении брони черех Z дней, потом сообщение об ее удалении.
Для закрытия дат и номеров, например, под квоты турагентств или для заездов с улицы существует функция «свои заказы». Такие заказы размещаются на шахматке без указания данных гостя, т.е. это просто заглушки для закрытия номера от продажи. Свои заказы имеют свой цветовой индикатор - черный.
Быстрое бронирование в экстранете
Администратор СПиР может оформить новую бронь их экстранета в отдельном интерфейсе или прямо на шахматке - зажатием и протягиванием мышки по строке с датами на выбранном номере. При быстром бронии, администратором указываются данные гостя (ввод в ручную или быстрый поиск по гостевой книге), сумма и размер предоплаты вручную. Так администратор за 1 минуту создает новую бронь, например, в процессе разговора с туристом по телефону, может указать любую сумму в ручном режиме, сразу предоставив туристу скидку или без таковой. После оформления такой брони в экстранете, турист сразу получает письмо с подтверждением брони, полным расчетом и информацией об оплате, т.е. бронь размещенная администратором уже не требует подтверждения.
Бухгалтерский учет на сайте отеля
Мощная система счетов позволяет вести большую часть бухучета прямо на сайте. Каждая бронь от пользователя или администратора, получает свой счет, история и наименование операций в котором ведется автоматически. Счет создается после подтверждения брони, в нем указывается дата и цена с разбивкой на позиции (проживание, допуслуги с наименованиями), такой счет имеет статус «не оплаченный». После внесения предоплаты, в счете отображается соответствующая операция с датой и суммой внесения (сумма предоплаты может быть больше или меньше изначально рассчитанной – т.к. пользователь мог внести и 50 вместо 10% или наоборот), а остаток пересчитывается за вычетом внесенной суммы, счет остается «не оплаченным».
При заезде, администратор СПиР, размещает гостя (ставит заезд на этой брони) и после приема остатка оплаты указывает счету «оплачено». В случае, если гость создал прецедент штрафа, заказал дополнительные услуги отеля или остался на большее количество дней – администратор может указать любое из событий в счете с ценой, счет станет опять «не оплаченным». После фактической оплаты вновь образовавшейся задолженности – счет можно вновь поставить в статус «оплачено».
Отчеты в системе управления отелем
Интерфейс отчетов позволяет отслеживать оперативную обстановку с заездами, выездами и проживающими – где на каждое из упомянутых обстоятельств есть отдельный интерфейс с возможностью распечатать построенный отчет. Отчет – наряд горничным, строит график уборки номеров на текущий день. Периодичность уборки задается исходя из соответствующих правил отеля, например, 1 раз в 3 дня.
Статистические отчеты в виде графиков отображают процент и динамику заполнения номеров, количество и периодичность оплат, общий объем продаж. При необходимости, возможна разработка любого нового отчета. Например, отчета по количеству занятых мест на парковке отеля или используемых услуг дополнительного сервиса в день построения отчета.
Менеджер каналов на сайте отеля
В этой статье я подробно описал технологию менеджера каналов и то как ее использовать в отеле. Предложенная мною здесь система онлайн бронирования и управления отелем имеет возможность подключения к менеджеру каналов. Стоимость использования менеджера каналов регулируется его оператором и не зависит от владельца отеля. При необходимости подключения менеджера каналов - это можно сделать за 2 часа.
Интернет-эквайринг на сайте отеля
Самый удобный с т.з. стоимости тарифов на услуги интернет-эквайринга – банк Тинькофф. Комиссия составляет всего 2.79% от проводимой суммы. Т.е. если в качестве предоплаты установлена, например, цена первой ночи = 3500 рублей, то комиссия составит всего 97.65 рублей, она сразу спишется с переводимой суммы, а остаток будут передан на р/сч отеля на следующий день.
Авторизация банковской карты или иного платежного средства туриста происходит на стороне банка Тинькофф, т.е. это процесс максимально-удобный и абсолютно безопасный для потребителя. В случае успешного списания средств, Тинькофф передаст положительный ответ на сайт отеля, а система бронирования автоматически сменит статус предоплаты на оплачено и оповестит туриста, направив ему приглашение/гарантию заезда. В случае неуспешного списания, Тинькофф сообщит туристу статус оплаты и код ошибки на указанный им при оплате емайл.
Технологии API на сайте отеля
Шикарная возможность синхронизации программы онлайн бронирования и управления отеля с любым внешним виртуальным или локальным сервисом, а также с любым мобильным приложением. Синхронизация данных с менеджером каналов реализовано на данном API и происходит в фоновом режиме при м инимальных нагрузках на веб-сервер и сайт соответственно.
Заключение
Если у вас появились вопросы по данной системе бронирования или вы намерены заказать ее внедрение, пишите в чат или через форму обратной связи.
Всегда Ваш: арбитр изящных ИТ решений